Sistemi vodenja

Loading

Pogosta vprašanja

Pogosta vprašanja

Kaj dobimo s sistemom vodenja ?

Če se razgledamo po gospodarstvu vidimo, da imajo dobesedno skoraj vsa velika podjetja in ogromen delež srednjih podjetij uveden sistem vodenja, nekatera celo več sistemov hkrati v t.i. integriran sistem vodenja. Trenutno se največja dilema kaže pri mikro in malih podjetjih. Uvesti sistem vodenja ali ne?

Odgovor ni enoznačen, zato je potrebno ambicije vodstva in delovanje podjetja pregledati kompleksneje:


  • > deluje podjetje v okolju, kjer je zanesljivost poslovanja pomemben dejavnik v očeh odjemalcev?
  • > posluje podjetje z odjemalci, ki imajo vzpostavljen sistem vodenja?
  • > posluje podjetje v okolju, kjer imajo vsaj nekatera konkurenčna podjetja uveden sistem vodenja?
  • > ali je podjetje pomembno odvisno od uspehov na (javnih) razpisih?
  • > ali obstaja povečano tveganje za napake, kadar lastnikov/vodij ni v podjetju (dopust, odsotnost, ...)?
  • > ali je v primeru napak zelo težko priti do dna vzrokom napak oz. se vzroki ponavljajo?
  • > ali obstajajo ambicije za aktivnejši razvoj in širjenje podjetja (tako ponudbeno kot kadrovsko, morda mednarodno)?
  • > ali vodstvo pri sebi zaznava potrebo po znanjih iz veščine vodenja oz. večji sistematiki pri vodenju?

 

Čeprav nismo našteli vseh možnih vprašanj, lahko kljub vsemu dobite hiter občutek za vaše podjetje - čim večkrat ste odgovorili z DA, tem večja verjetnost je, da vaše podjetje že danes ali v bližnji prihodnosti potrebuje sistematiko vodenja.

Pokličite nas, dogovorimo se za sestanek in podrobneje vam predstavimo koristi, ki jih lahko vaše podjetje srednje in dolgoročno pridobi z uvedbo enega izmed sistemov vodenja.

Zavedamo se, da naš sistem vodenja ni učinkovit - kaj narediti?

Odgovor je večplasten - predvsem pa je odvisen od nivoja v organizaciji, iz katerega prihaja želja po spremembah.

Zavedati se je potrebno, da na učinkovitost sistema in s tem na njegove rezultate ključno vpliva predanost vodstva. Če vodstvo sistem sprejme kot orodje vodenja (čemur naj bi tudi služil), je v večini primerov potrebna le prenova sistema. V kolikor pa takšna želja nima ustrezne zaslombe v vodstvu (pa ne le deklarativne, temveč tudi izvedbene),  potem žal tudi to orodje ne bo dalo rezultatov, kot bi jih lahko.

Če se izrazimo figurativno: nič ni narobe s kladivom, ki bi ga radi uporabili namesto vrtalnika za vrtanje lukenj > kladivo je še vedno priročno orodje, žal pa ne za takšen način uporabe, kot smo si ga mi zamislili.

Sistemi so le birokracija - tega ne potrebujemo !
Standardov se res pogosto drži sloves birokracije - čeprav neupravičeno, kot boste spoznali, če ste se pripravljeni iz vidika vodenja resneje poglobiti v njihovo uporabnost in vsebino.

Takšno prepričanje večinoma izhaja še iz pred-pretekle izdaje standarda ISO9001 (iz leta 1994), ki je res dajal pomemben poudarek na dokumentaciji. Od takrat do danes so se tehnološke razmere, in s tem tudi standard,  že toliko spremenile, da je v trenutno veljavni izdaji standarda (letnik 2008) več poudarka na sistematiki kot na samih dokumentih. Pomemben del sistematike je sledljivost - namreč sposobnost, da smo iz napake (recimo reklamacije) sposobni rekonstruirati postopke, materiale, naprave, zaposlene, ..., ki so bili vpleteni v realizacijo. Za ustrezno sledljivost pa med drugim potrebujemo dokumentiranost, ki je seveda lahko zagotovljena tudi skozi elektronsko dokumentacijo.

Vsekakor pa je res še, da je količina dokumentacije zelo odvisna od premišljene uvedbe sistema vodenja kakovosti. Ena naših pomembnih prednosti je, da našim strankam kar se da minimiramo dokumentacijo in jo poskušamo preseliti na elektronske medije (kolikor je pač podjetje temu naklonjeno).

Naj poudarimo še en vidik - izjemno pomemben za uspeh in delovanje sistema kakovosti v podjetju je razlog ZAKAJ se je podjetje odločilo za uvedbo ISO9001. Če se nekdo odloči za uskladitev s standardom, ker v njem prepoznava dobro prakso in know-how, ki ga s tem pridobiva ter sistem vodenja kakovosti res uporablja kot orodje managementa, bosta rezultat in delovanje gotovo visoko učinkovita in pomembno drugačna kot tam, kjer je bil sistem uveden zaradi prisile kupca, točk na javnih razpisih ali morda kot stvar prestiža.

Zakaj imeti lastne notranje presojevalce?
  • Notranje presoje predstavljajo enkraten vir notranjega poznavanja. Nek notranji presojevalec, ki je hkrati tudi vaš sodelavec, natančno ve kaj so težave v vsakodnevnem izvajanju procesov. Drugi sodelavci mu ne morejo dokazovati nekaj, za kar on ve, da ni tako. Vzpodbudimo ga, da problem izpostavi - ne rabi ga rešiti, dovolj je, da nanj opozori. Če smo odprti za izboljšave in odpravljanje vzrokov, nam bodo takšna opozorila še kako koristna.

 

  • Nek sodelavec ni notranji presojevalec le enkrat letno. Skozi naše usposabljanje pri vseh (bodočih) notranjih presojevalcih vzpostavimo zavedanje, da s statusom presojevalca dejansko postanejo opazovalci in sokreatorji sistema skozi vsakodnevno prakso. S tem, ko smo zavedanje o smislu sistema kakovosti prenesli med izvedbene sodelavce, zahteve procesov več ne bodo razumljene kot birokracija, ampak kot del vsakdanjika. Ni učinkovitejše metode, da se skozi oči prakse razume namen sistema kakovosti kot skozi usposabljanje za notranjega presojevalca.

 

  • Notranji presojevalci so lahko promotorji dobrih praks. Sploh v večjih kolektivih, kjer se počasi izgublja poznavanje raznolikih področij, so lahko notranji presojevalci ključni pri tem, da se identificira dobra praksa, ki jo je kasneje možno prenesti iz enega konca organizacije tudi kam drugam. Nenazadnje, notranji presojevalci lahko imajo velik neformalen motivacijski učinek (in v nekaterih sredinah celo njihovo mnenje šteje pri odločitvah o nagrajevanju/napredovanju).